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合同管理办法

发布时间:2018-01-12 10:03:32  作者:哈医大(大庆校区)纪委、监察审计处  来源:哈医大(大庆校区)纪委、监察审计处  浏览次数:


一、总 则
第一条  为了加强校区合同管理工作,维护我校合法权益,保护校区利益和防范合同风险,促进廉政建设,根据《中华人民共和国合同法》、财政部《行政事业单位内部控制规范(试行)》等法律法规,结合我校实际情况,制定本管理办法。
第二条  本办法所称合同,是指校区作为独立的民事主体,在参与社会经济和民事活动中,与自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所设立的书面协议。
第三条  校区合同一般分为买卖合同、承包合同、基建修缮工程合同、物资采购合同、房屋租赁合同、合作办学合同、技术类合同、服务类项目合同、人事合同、劳动合同、委托合同、其他类合同。
第四条  合同的基本原则
(一)合法性原则。不违反法律法规,做到依法签约,公平公正。
(二)规范性原则。做到主体适合、要素齐备、形式完善、程序合规。
(三)“谁签订“谁负责”原则。
第五条  校区及各部门对外签订合同,应当按照事前法律风险评估、事中过程监管、全程统一管理、分级负责监督的原则。
第六条  校区合同管理实行校区统一领导、分类归口、授权签署的管理办法。
第七条  校区根据业务类型对相关职能部门进行归口管理授权,取得授权的归口管理部门主要负责人为合同管理直接责任人,各部门拟订的各类合同设置方案,应当报校区办公室等管理部门备案。
第八条  校区各单位对外签订合同时必须要有校区法定代表人校长的书面授权。对外签订合同必须使用书面合同,未经授权任何单位不得以校区名义和本单位名义对外签订任何形式的合同,否则视为无效合同。
二、合同管理部门职责
第九条  校区合同审查小组负责对各类合同进行审查。合同审查小组成员由办公室、纪检监察处、财务处、国有资产管理处及相应合同的归口管理部门负责人和校区法律顾问组成。校区分管办公室的校领导任审查小组组长,办公室主任、纪检监察处处长任副组长,合同审查小组办公室设在校区办公室。办公室负责合同的法律审查、合同授权委托书、合同专用章的管理和使用,合同纠纷的法律指导,合同的监督考核备案。
合同审查小组主要职责:
(一)对标准合同范本及合同签订前的审定。
(二)对合同进行主体、相关资质进行书面审查,对合同内容条款,签订合同的程序等进行审查并提出意见。
(三)对影响重大、关系复杂及有争议的合同进行会审并提出意见;
(四)定期对各部门所订立的合同及其管理执行情况进行检查。
第十条  合同归口管理部门主要职责:
(一)对合同的可行性论证,必要时聘请有关专家和法律顾问参加论证。
(二)审核合同他方的主体资格及信用状况;
(三)审核合同基本条款情况,包括合同经济性、可行性、合法性及价款的合理性,他方的名称或姓名、住所地、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等;
(四)审核合同内容是否与招投标或谈判内容一致,是否符合校区规定;
(五)审核是否具有相应的校区经费支出预算;
(六)协助处理合同纠纷,合同资料备案和归档工作。
第十一条  合同实施承办单位主要职责:
(一)合同具体承办单位在合同谈判前对合同的其他各方当事人进行必要的资信调查,并对资信调查结果负责。
资信调查内容应包括:
1.合同他方的主体资格。包括名称、资质、营业执照、法人登记证书、经营范围和方式等。重点调查拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务(经营)范围一致,营业执照的年限及年检情况;
2.合同他方签约代表的合法身份证明或法定代表人的授权委托书;
3.合同他方的履约能力和资信情况;
4.必要时要求合同他方提供相应财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料,其他重要的资信证明材料。
(二)对合同的经济性、可行性、合法性及价款的合理性等负直接责任;
(三)负责合同谈判、起草、会签、履行等工作;
(四)处理合同纠纷,合同资料归档工作。
第十二条 合同实际实施承办人员(部门主要负责人)主要职责:
(一)负责授权范围内合同的谈判、协商、签订和履行;
(二)跟踪合同履行情况,及时通报合同履行中的问题;
(三)参与和配合合同法律纠纷处理工作;
(四)对合同文本及履行、变更、终止合同的有关文件资料及时归档。
第十三条 校区对外合同各管理部门应当按照下列程序进行:
(一)制定项目方案;
(二)公布项目符合条件等信息;
(三)审查项目承包人相关合法资格等客观条件;
(四)订立项目合同,办理项目施工手续。有国家标准合同文本的,应采用国家标准合同文本。没有国家标准合同文本的,可以制定校区标准合同文本,并经合同审查小组审定。
三、合同审批签订程序
第十四条  签订合同应遵守下列程序:
(一)审查。合同归口部门单位应将经部门负责人或相关人员审查的双方达成一致的合同文本草拟稿,他方主体资格、资信、履约能力的调查材料,合同签订的背景资料等由单位主要负责人审定并签字后,一并报校区办公室进行合法性审查,校区办公室在15日内作出审查意见。
(二)各归口部门单位自行签订的合同在正式签订前,合同文本送校区办公室,由合同审查小组成员、法律顾问共同进行合法性审查或出具书面意见书后,并提出明确的审查意见。
(三)召开合同审查小组会议研究。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同、应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判,必要时聘请外部专家参与相关工作,重要合同要报校长办公会讨论通过。
(四)签订。未经使用部门负责人、主管领导及合法性审查的合同,校区及各部门不得签订。
第十五条  合同审查包括以下内容:
(一)审查对方当事人的资信情况,包括签约资格、经营范围、履约能力、信誉等,并保存好相关资料;
(二)审查合同内容,注意合同签订形式和内容是否合法、是否可行、是否严密、是否规范;
(三)审查签订合同的授权与签章手续是否完备;
(四)审查合同要件是否齐备,文本是否规范,表述是否准确等。
第十六条  各部门、个人在对外签订合同活动中,禁止下列行为:
(一)强迫法人、组织和自然人签订或解除合同;
(二)委托临时机构或非本单位人员对外签订合同;
(三)委托不具备法人资格的内设机构对外签订合同;
(四)与不具备法人资格或无履约能力的单位签订合同;
(五)超越权限签订合同;
(六)不按规定时间签订合同和事后补签合同;
(七)违反法律法规签订合同。
第十七条  合同文本完成后,承办单位应当填写校区合同审批表,连同合同文本报送归口管理部门审批,重要合同需报经校领导审批。
第十八条  合同涉及到承办单位之外其他部门的,须经其他部门会签。涉及经济利益的合同须经财务处会签。合同标的额在3万元以上的经济合同须经纪检监察处审核会签。
第十九条  在对外合同签订前,合同审查程序涉及的相关部门不能取得一致意见或对合同的具体条款不能准确把握时,应向合同审查小组提出会审。
第二十条  综合性合同以及涉及校区重大利益的合同应当送校区办公室进行法律审查,需要进行法律审查的合同,送审时应一并提供下列材料:
(一)合同当事人资质的说明或证明;
(二)合同文本一式两份,涉外合同须提供中文文本;
(三)合同可行性及风险的论证或说明;
(四)其他重要材料,依据校区办公室要求提供书面材料。
第二十一条  已通过审批的合同文本在签订前有变动的,应重新进行审批,审批结果未形成书面意见前,不得签订合同。
四、合同签订
第二十二条 合同应当由校区法定代表人签订,校区法定代表人可书面授权分管校领导、部门(单位)负责人代理签订合同。
第二十三条  合同签订必须统一使用校区公章,由校区办公室管理使用。
第二十四条  签订合同在加盖校区公章时,必须向办公室提供合同文本和《哈尔滨医科大学大庆校区合同审批表》原件及校长授权书,办公室留存建档。
第二十五条  合同签订后,承办单位应当及时将合同文本(原件或复印件)报送纪检监察处、财务处备案。
五、合同履行
第二十六条  合同签订生效后,合同承办单位应全面履行合同权利和义务,及时了解合同他方履行合同的情况,发现合同履行过程中存在隐患应及时上报校区办公室并及时进行处理解决,对合同全面履行进行监督并保存好合同履行中所产生的相关材料,针对应收入款项按合同约定时限及时收款上交校区财务。在合同履行过程中,合同各方的往来函件、通知、文件资料等文书应完整保存备案待查,承办单位应分类分项建立合同登记薄,及时准确反映合同签订、变更、解除情况。
第二十七条  财务处应根据合同关于款项条款进行审核后办理结算业务。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财务处不予付款。
第二十八条  合同履行过程中因情况出现较大变化或出现不可抗力,需要变更或解除合同的,合同承办单位应当按规定的审批权限和程序再审批。
第二十九条  合同履行过程中发生纠纷,合同承办单位应及时处理。处理时应先协商解决,经协商双方达成一致的,应当重新订立或补充书面协议;不能协商解决或经协商不能达成一致的,应当根据合同约定管辖地处理纠纷,合同纠纷处理完毕,应及时将有关材料归档存查。
第三十条  合同履行完毕或合同权利义务终止时,合同签订承办单位应向校区办公室书面报告合同的执行情况及结果,并组织相关部门进行验收。
第三十一条  归口管理部门应设专人负责管理合同档案。合同档案应包括合同文本以及合同订立直至合同履行完毕时间段内所有与合同有关的文书在合同履行完毕15个工作日内按照时间先后顺序编号,整理成册归档。
第三十二条  归口管理部门每年年底应将本年度的合同档案整理后移交校区档案室保管,保管年限5—15年。
六、责任追究
第三十三条  受校区委托的管理部门或个人不得超出授权范围对外签订合同,超越权限签订合同或私自签订对外合同给校区或合同他人或第三方造成损失的由当事人按实际损失金额承担赔偿责任,校区依据有关规定追究当事人的责任。
第三十四条  未经校区法定代表人授权,违反程序和规定擅自对外签订合同造成的不利后果,由当事人承担。给校区造成经济损失的,由当事人按实际损失金额承担赔偿责任,校区依据有关规定追究当事人的责任。
第三十五条  校区相关管理部门和个人应加强合同信息安全保密工作,不得泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作及商业秘密。
第三十六条  校区相关管理部门和个人在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私,损害校区利益的,校区依据有关规定追究当事人的责任。
第三十七条  校区相关管理部门和个人在校区处理有关合同法律纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不提供必要支持,给校区造成损失的,参照上述条款处理。
第三十八条  校区对外签订合同过程中,校区的工作人员在合同签订、履行工作中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的,依法给予处分;构成犯罪的,依法追究法律责任。
七、附 则
第三十九条  本办法未尽事宜按法律法规或校区有关规定执行;校区办公室负责对本办法解释。

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